Vorgangsverwaltung in der Personalabteilung der Stadtverwaltung Liverpool

Eine Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Gemeinsam mit der Stadtverwaltung von Liverpool hat cBrain bestehende Systeme zur Personal- und Vorgangsverwaltung durch eine einheitliche End-to-End-Lösung ersetzt.

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Kundenprofil

Kundenname
Stadtverwaltung Liverpool (Liverpool City Council – LCC)

Branche
Städtlische Behörde

Mitarbeiter
6000

Lösung
F2 Cloud für die öffentliche Verwaltung

Implementierungszeit
3 Monate


Herausforderung

Die Personalabteilung der Stadtverwaltung von Liverpool (LCC) war an einem neuen und effektiveren Vorgangsverwaltungssystem interessiert. Gleichzeitig sollte die Lösung die Verwaltungsaufgaben für 6000 aktuelle und frühere Mitarbeitern unterstützen. Die gesamte Kommunikation, Bearbeitung und alle Ergebnisse sollten in einem System festgehalten werden. Im selben System sollten auch Vorgänge erstellt, bearbeitet und abgeschlossen werden ohne externe Systeme verwenden zu müssen.

Außerdem sollte die Lösung auch ein System beinhalten, das Personaldaten der Mitarbeiter behandeln kann, um sicherzustellen, dass alle Informationen registriert und sicher abgespeichert werden. Ein Suchwerkzeug sollte die LCC Personalabteilung dabei unterstützen, Personaldaten der Mitarbeiter durch Suchworte, wie Vorname, Nachname, Lohnreferenznummer und andere persönliche Angaben, einfach aufrufen zu können. Die Personalabteilung benötigte also eine End-to-End-Lösung für ihre gesamte Vorgangsbearbeitung.
 

Lösung

cBrain gewann die Ausschreibung für das neue Personalverwaltungssystem der Stadtverwaltung von Liverpool. Ein einheitliches System sollte entstehen, sodass LCC-Mitarbeiter nicht länger viele verschiedene Systeme gleichzeitig verwenden mussten, um grundlegende Handlungen durchzuführen. Die cBrain-Berater haben den Mitarbeiter bei ihrer Arbeit über die Schulter geschaut, um die täglichen Aufgaben und Problemstellungen zu analysieren.

Dadurch wurde offensichtlich, dass die LCC-Mitarbeiter viel Zeit dafür verwendeten Daten von einem System in ein anderes zu kopieren. Sie benutzten dazu E-Mails, Microsoft Excel, gemeinsame Ordner, Schriftstückbearbeitungssysteme und Oracle HR gleichzeitig. Daraus ergab sich eine Reihe von Problemen, um zum Beispiel herauszufinden, wo sich das zuletzt aktualisierte Schriftstück in den verschiedenen Systemen befand. Außerdem war es sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Leitung der Abteilung schwierig, einen Überblick über bestehende Vorgänge und deren Status zu erhalten. Schlussendlich nutzten die Mitarbeiter eine gemeinschaftlich-genutzte Tabelle, in der sie die Status der Vorgänge manuell aktualisierten.

cBrain verwendete die F2 Cloud, um umgehend einen Prototyp (Alpha) für die grundlegenden Arbeitsschritte zu konfigurieren. Mit Hilfe von Superbenutzern der LCC konnten diese Arbeitsschritte direkt im arbeitsfähigen System abgestimmt und angepasst werden. Parallel dazu wurde an der Integration von Microsoft Exchange, Active Directory und Oracle HR gearbeitet. Die 6000 Personalvorgänge wurden aus den bestehenden geteilten Ordnern in individuelle Personalvorgänge in F2 verschoben. Neue Metadaten stellen dabei sicher, dass die Vorgänge korrekt archiviert werden und dass man nach diesen einfacher suchen kann. Auch Stammdaten der Mitarbeiter können nun in F2 festgehalten werden.

Bereits drei Monate nach Projektstart konnte die Personalabteilung das neue System verwenden. Durch ‚Floorwalking‘ sorgten die Berater von cBrain dafür eventuellen Verbesserungs- und Anpassungsbedarf aufzudecken.
 

Vorteile

 

Die Lösung integriert:

  • Microsoft Exchange

  • Active Directory

  • Office Suite

  • Oracle E-Business Suite

Vor der Implementierung von F2 verwendeten die Mitarbeiter der Personalabteilung 5 unterschiedliche Systeme für die Vorgangsbearbeitung. Heute ist es nur noch ein einziges. An sensiblen Vorgängen werden nun automatisch Sicherheitsprüfungen vorgenommen. Die Mitarbeiter müssen nun nicht mehr ein gemeinschaftlich-genutztes Arbeitsblatt aktualisieren, sondern F2 erstellt automatisch einen Überblick über den Status der Vorgänge. Auch die Statusberichte über Gleichstellung und Gleichberechtigung in Verbindung mit gesetzlichen Grundlagen wurden automatisiert.

Die F2 Cloud ermöglicht einen schnellen und direkten Zugriff auf alle Vorgänge und Kommunikation. Die eingebaute Chatfunktion ermöglicht es den Mitarbeitern einander schnell um Rat zu fragen und Notizen nach ähnlichen Problemstellungen zu untersuchen. Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung von Liverpool meinen nun, dass F2 alle anderen Systeme langsam erscheinen lässt.