F2 CASE | VERKEHRSMINISTERIUMS
cBrain unterstützt das dänische Verkehrsministerium mit einer preisgekrönten digitale Plattform für die öffentliche Verwaltung
Herausforderung
Der Staatssekretär des dänischen Verkehrsministeriums wollte die internen Arbeitsabläufe modernisieren und dabei das Ministerium in das digitale Zeitalter führen. Ziel war es, die Anzahl der E-Mails sowie den gesamten Papierverbrauch zu reduzieren und gleichzeitig die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, effektiver bei der Umsetzung von Zielsetzungen zusammenzuarbeiten.
„Es gab einfach zu viele Datenspeicher und nicht genügend Transparenz über die Arbeit im Ministerium.“, meint Staatssekretär Jacob Heinsen. „Früher, wenn ein Mitarbeiter die Ausarbeitung eines Schriftstücks abgeschlossen hatte, beispielsweise eine Antwort auf eine Anfrage des Parlaments, wurde dieses dem Vorgesetzten übergeben. Der Vorgesetzte kannte jedoch weder den Bearbeitungsstand noch die Einordnung des Schriftstücks im Gesamtprozess.“
Kundenname
Dänisches Verkehrsministeriums
Branche
Staatliche Behörde
Dienste
F2 Software für die öffentliche Verwaltung
VERBESSERTE
TRANSPARENZ
Lösung
Das Verkehrsministeriums hat gemeinsam mit dem Ministerium für Klimaschutz und Energie beschlossen, F2 zu verwenden, um seine Arbeitsabläufe zu verändern, IT-Kosten zu reduzieren und die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter zu erhöhen.
Durch zusammenhängende Arbeitsabläufe, die die Sachbearbeitung, Zusammenarbeit, Schriftstückbearbeitung, Archivierung und Datensteuerung unterstützen, hat F2 die Produktivität in diesen dänischen Ministerien verbessert. Besondere Prozesse werden verwendet, um Vorlagen zu bearbeiten und um zu kennzeichnen, welchen organisatorischen Einheiten welche Vorgänge zugewiesen wurden. Ein Genehmigungsverlauf zeigt Vorgänge an, die sich auf dem Weg zum Staatssekretär oder Minister befinden. Die Mitarbeiter können dadurch den Fortschritt des Vorgangs online verfolgen, anstatt dies mit Arbeitsblättern oder E-Mails zu tun.
Jacob Heinsen sagt: „Mit F2 haben wir unsere Transparenz verbessert. Die Mitarbeiter können den Fortschritt von Schriftstücken bis hin zum Staatssekretär und Minister und wieder zurück in Echtzeit verfolgen. Und für die Mitarbeiter bedeutet dies auch, dass sie sehen können, wie produktiv ihr Chef ist.“ F2 wurde auch dazu verwendet mobile Arbeitsplätze einzuführen. Mit Hilfe des F2 Managers, einer sicheren App für iPads, kann der Staatssekretär oder Minister Vorgänge beurteilen und genehmigen.
„Nun kann ich meine Warte- oder Transportzeit in produktive Zeit wandeln“, sagt Jacob Heinsen. „Ich hole mein iPad heraus, das ständig aktualisiert wird, und arbeite im Auto, während meine Frau fährt, im Zug oder am Flughafen.“
HÖHERE
ARBEITSZUFRIEDENHEIT
Vorteile
Die Transparenz hat dazu beigetragen, die Benutzerzufriedenheit zu verbessern. Es ist ungewöhnlich, dass Mitarbeiter ihre Zufriedenheit nur zwei Monate nach der Implementierung eines vollständig neuen Vorgangsbearbeitungssystems äußern.
96% der Benutzer sind der Ansicht, dass sich die Transparenz durch das neue System verbessert hat.
62 % sagen darüber hinaus, dass sie mit der Unterstützung des Systems bei der Suche nach Schriftstücken und Dateien zufrieden sind (früher waren es nur 12 %). Außerdem sind 81 % der Benutzer mit den Möglichkeiten der Wissensweitergabe zufrieden (früher nur 7 %), und 37 % sagen, dass das neue System ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit gesteigert hat – was selten bei einem neuen IT-System ist.
Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Vorgänge wurde um ein Drittel reduziert, bei gleichzeitigen Einsparungen im Papierverbrauch. Im Jahr 2011 gewann das dänische Ministerium für Transport den Digitalisierungspreis auf Grundlage der Implementierung von F2.