F2 CASE  | DIE DÄNISCHE ÄRZTEKAMMER

Die Digitale Transformation der dänischen Ärztekammer

Die dänische Ärztekammer ist ein Zusammenschluss von Ärztinnen und Ärzten in Dänemark und nimmt deren berufspolitischen Interessen wahr. Die dänische Ärztekammer (LF) fungiert als Dachverband, der die Tarifverbände der Juniorärzte (YL), der Allgemeinmediziner (PLO) und der Fachärzte (FAS) einschließt.

Der Vorstand der Ärztekammer setzt sich aus Vertreterinnen und Vertreter der drei Verbände zusammen. Die Organisation ist in jeder der fünf dänischen Regionen vertreten und fast alle Ärztinnen und Ärzte in Dänemark sind Mitglieder. Insgesamt kommt die dänische Ärztekammer auf ca. 200 Nutzerinnen und Nutzer in der Verwaltung und ca. 40.000 Mitglieder. Mithilfe von cBrains Standardlösungen F2 und M4 ist eine erfolgreiche digitale Transformation gelungen.

Die Lieferung umfasst Integrationen für die Bankverbindung, das NemKonto (*1) und das SAP des Mitglieds. Dies umfasst die Rechnungslegungs- und Buchhaltungsdaten, die sich wahlweise auf einer detaillierten Ebene befinden, sodass sich die einzelnen Buchungsvorgänge in einer Lösung befinden. Die Plattform unterstützt eine breite Palette von Geschäftsprozessen und gewährleistet sowohl eine Automatisierung als auch eine hohe Datenqualität und Informationssicherheit.

Ärzte, die Mitglieder werden möchten, können sich über ein Online-Formular registrieren. Im Backend wird der Person basierend auf den gemachen Angaben die Rolle „Mitglied“ zugewiesen. Die Mitglieder geben Informationen wie persönliche Daten, Arbeitsort und Ausbildung an. Die Rolle und die angegebenen Informationen bestimmen den Beitragssatz, den der Benutzer für die Mitgliedschaft zahlen muss. Mit der Registrierung wird der Benutzers als Abonnent mit dem entsprechenden Tarif angelegt. Darüber wird der Benutzer automatisch über die Kommunikationsfunktion benachrichtigt.

Die Benutzer können sich nun jederzeit im Onlineportal anmelden und die Kommunikation, Rollenzuweisungen usw. einsehen. Im Onlineportal kann der Benutzer auch seine Informationen aktualisieren und seinen Status ändern, worüber er auch eine Mitteilung erhält. Die Lösung unterstützt somit einen hohen Automatisierungsgrad.

Die Lösung unterstützt auch die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen per elektronischen Bankeinzug. Zahlungen werden von der Bank an F2 zurückgemeldet, sodass alle Transaktionen erfasst werden und schnell ersichtlich wird, wann beispielsweise eine Mahnung wegen fehlender Beitragszahlungen verschickt werden muss.

Neben der Online-Formulare, dem Online-Portal und den automatisierten Prozessen können Verwaltungsmitarbeiter auch manuelle Prozesse durchführen. Dies kann z.B. die Bearbeitung eines Zahlungsrückstandes sein, bei dem das Mitglied einen Aufschub wünscht, oder eine Mahnung, die nicht verschickt werden soll. Manuelle Erledigungen werden in der Lösung dokumentiert, sowohl in Bezug auf Änderungen, die protokolliert werden, als auch in Bezug auf jegliche Kommunikation, die zwischen der Verwaltungsmitarbeiterin und dem Mitglied stattfindet. Die Kommunikation erfolgt entweder über das Onlineportal, da alle Benutzer einen Posteingang im Portal haben, oder als digitale Post, wie z.B. E-Mail.

Die Mitarbeiterin der Verwaltung kann die Informationen über ein Mitglied jederzeit im Cockpit/ Dashboard aufrufen und sich einen schnellen Überblick verschaffen. Die Übersicht enthält Informationen über den privaten Wohnsitz des Mitglieds, den Arbeitsplatz, die Aufgaben in Bezug auf die Mitgliedschaft, die bisherigen Anfragen des Mitglieds, welche Kommunikation bisher stattgefunden hat, welche Informationskampagnen verschickt wurden und ob Mitgliedsbeiträge fristgerecht bezahlt wurden. Für Verwaltungsmitarbeitende bietet das Cockpit eine gute Übersicht, und damit einen schnellen Einstieg in eine anliegende Aufgaben.

Um einen möglichst hohen Grad an Automatisierung durch die Onlineformulare zu gewährleisten, werden viele Prozesse gezielt unterstützt. Dies gilt sowohl für die administrativen Aufgaben als auch für eine Vielzahl anderer Vorgänge. Zum Beispiel: Teilnahme an Veranstaltungen, Bezahlung der Teilnahmegebühr, Erstattung bestimmter Arten von Ausgaben, Transportkosten usw.

Anfragen eines Mitglieds können zur automatischen Erstellung eines Vorgangs führen. Auf diesem Vorgang wird die digitale Kommunikation und die weitere Vorgangsbearbeitung dokumentiert. Das sichert ein vollständiges Dokumentenmanagement: Aufzeichnungen, Archivierung, Zugriff auf Dokumente, Archivierung usw.

Die Kommunikation mit dem Mitglied aus dem Vorgangs- und Dokumentenmanagementsystem geschieht aus dem Cockpit heraus, sodass immer Transparenz in Bezug auf Transaktionen und Kommunikation besteht.

Das Vorgangssystem unterstützt eine Vielzahl von Prozessen und Funktionen, welche die tägliche Arbeit der Sachbearbeiter effizienter machen. Vorgänge werden automatisch mit dem Mitglied verknüpft, sodass Vorgangs- und Dokumenteninformationen auch über das Cockpit zugänglich sind. Zum Vorgang können relevante Unterlagen wie Telefonnotizen, Termine, Briefe und E-Mails hinzugefügt werden.

Die bei der Ärztekammer zu implementierende Software sollte weiterhin gewährleisten, dass Kommunikationsprozesse und Transaktionen mit Mitgliedern transparent und effektiv möglich sind. Gleichzeitig müssen alle erhobenen Daten der Praxis der dänischen Datenschutzbehörde in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechen, sowie den damit verbundenen gesetzlichen Grundlagen.

(*1) NemKonto: In Dänemark werden alle Zahlungen vom Staat an natürliche und juristische Personen nur über ein NemKonto abgewickelt, auch Easy Account genannt. Damit soll die elektronische Abwicklung für Behörden erleichtert und Betrug vorgebeugt werden. Das NemKonto ist verpflichtend für alle Bürger, Unternehmen und Verbände.

DIE LÖSUNG

Die gelieferte Lösung basiert auf der Standardfunktionalität von F2 und M4. Zusätzlich zur Standardfunktionalität wurde im Rahmen des Projekts eine Weiterentwicklung geliefert, sodass weitere Funktionen hinzugefügt werden konnten, einschließlich einer erweiterten Unterstützung für Auszahlungen von Erstattungserklärungen.

Grundsätzlich kann die gesamte Lösung individuell eingerichtet werden: durch Konfiguration und durch Eingabe von Metadaten wie Benutzer-informationen, Rollen, Berechtigungen, Dropdown-Menüs usw.

Hinzu kommt die Möglichkeit, komplexe Prozesse zu konfigurieren. In der gelieferten Lösung gibt es erweiterte Regeln, die bei der Einrichtung des Abonnementsystems unterstützen. Die Lösung wird an eine Vielzahl von Organisationen geliefert, die alle unterschiedliche Arten von Tarifen und -konventionen haben, sodass ein konfigurierbarer Regel-Engine die Grundlage für das Regelmanagement bildet, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist.