F2 Fördermittel-verwaltung | Dänisches Umweltamt
Gemeinsame Lebensräume in Natura 2000 – Gebieten. Digitale Lösung zur Verwaltung von Fördermitteln und Subventionen durch das Dänische Umweltamt
Das Umweltsamt verwaltete 35 verschiedene Förderprogramme, von denen ein Teil digital unterstützt wird, z.B. durch Arbeitsabläufe per E-Mail oder PDF, Website-Formulare, spezielle Software sowie eine ältere Lösung zur Dokumenten- und Workflowbearbeitung.
Daraus ergab sich für die Behörde die dringende Notwendigkeit, ihre internen Verfahrensabläufe zu straffen und zu automatisieren, die Transparenz zu erhöhen, die Dokumentation und Sicherheit zu verbessern und die Antragsverfahren zu vereinfachen.
Das Umweltamt ist Teil der künftigen landesweiten IT-Systeminitiative für die Verwaltung von Fördermitteln, die von der Agentur für öffentliche Finanzen und Verwaltung geleitet wird. Daher war es wichtig, dass sich die Investition in ein neues Fördermittelverwaltungssystem schnell amortisiert und dass die Elemente der neuen Lösung wiederverwendet und in die künftige landesweite Lösung integriert werden können, sobald sie vom Umweltamt angepasst wurde.
Zu den Lösungselementen für das Umweltamt gehören die Fallverwaltungsprozesse der Agentur, die F2-GIS-Lösung und die Registrierung von Gebietszuständigkeiten.
Das Umweltamt hat sich für die Standardsoftware F2 entschieden. F2 ist bereits beim Umweltamt bereits im Einsatz gewesen und wird als allgemeines Dokumenten- und Workflowmanagementsystem eingesetzt und für die Digitalisierung seiner Verwaltungsvorgänge verwendet. Ziel ist es, eine schnelle Umsetzung bei gleichzeitiger Risikominimierung und Kostenbegrenzung zu gewährleisten.
2019 erhielt das Umweltamt eine individuelle Lösung zur Unterstützung des Fallmanagements von Entscheidungen im Zusammenhang mit dem CITES-Übereinkommen, das den internationalen Handel mit geschützten Tieren und Pflanzen regelt. Die Erfahrungen mit dieser Lösung haben gezeigt, dass es möglich ist, komplexe Fallabläufe im F2-Standardsystem schnell einzurichten und zu konfigurieren; vollständig integriert mit Online-Services, externen Registern und einem automatisierten Fallmanagement, das die Bearbeitung der Abläufe im Rahmen der CITES-EU-Verordnung durch integrierte Checklisten und automatische regelbasierte Entscheidungen und Abläufen unterstützt.
F2 Fördermittelverwaltung
Anfang Juni 2019 wurde ein neues Programm für die Verwaltung von Fördermitteln in der Behörde angekündigt. Die dänische Umweltbehörde testete F2 zunächst als digitales Verwaltungswerkzeug für die Förderprogramme rund um das Programm "Habitats in Natura 2000 Areas".
Danach ist die Umweltbehörde dazu übergegangen auch andere Förderprogramme mit F2 digital zu unterstützen, indem sie die Prozessbibliothek aus dem gemeinsamen Projekt "Habitats in Natura 2000 Areas" wiederverwendet hat.
Die F2-Fördermittelverwaltung wird direkt in F2 erstellt, indem neue Verwaltungsabläufe kopiert und angepasst werden und der Prozessbibliothek von F2 hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass es schnell und einfach ist, die Lösung für die Verwendung in anderen Fördermittelvorhaben wiederzuverwenden.
Die Verwendung von Standardsoftware in der Verwaltung bedeutet, dass die Lösung einfach zu warten, zu aktualisieren und zu verbessern ist, denn sie wird auch von vielen anderen Verwaltungen in ähnlicher Weise genutzt.
Funktional ist die Lösung voll integriert und unterstützt die Hauptprozesse Antrag, Bearbeitung, Genehmigung, Auszahlung, Monitoring, Erfolgskontrolle sowie eine Übersicht über die tatsächliche Verwendung der Fördermittel.
Der intelligente Online-Zugang ist vollständig mit dem System „Digitale Post“ integriert (dem elektronischen Postversandsystem der dänischen Behörden), was den Antragsteller entlastet. Gleichzeitig wird die Fehlerquote durch eine erste Prüfung der digitalen Online-Anträge minimiert.
Die Fallbearbeitung unterstützt die schrittweise Bearbeitung der Anträge mit Einzel- und Referatspostfächern für z.B. Screening, Sortierung, Priorisierung, Empfehlungen, Online-Befragungen, Registrierung und Überprüfung. In Kombination mit einer rollenbasierten Funktionstrennung minimieren die zahlreichen eingebauten Kontrollen das Betrugsrisiko. Darüber hinaus ist die Lösung vollständig in Stat (ein Finanzsystem für staatliche Navision-Unternehmen) integriert und umfasst eine Fall- und Finanzbuchhaltung, um Auszahlungen zu verwalten und einen Überblick über die Finanzen sowie die Möglichkeit zu bieten, jede Transaktion auszugleichen.
F2 unterstützt die kritischen Prozesse direkt im Standardsystem
F2 ist ein gründlich getestetes Standardsystem. F2 wurde zur Unterstützung der öffentlichen Verwaltung entwickelt und wird heute von mehr als 75 Behörden in Dänemark und International eingesetzt.
Das Standardsystem F2 bietet die einzigartige Möglichkeit, einzelne Vorgangsprozesse direkt zu unterstützen, einschließlich Aufgaben von der Online-Beantragung bis zum Fallmanagement in der Behörde, der Integration mit externen Systemen und der Ablage und Erledigung von Fällen.
Ein neuer Fallprozess wird in F2 durch die Beschreibung und Konfiguration einer sogenannten Prozessvorlage hinzugefügt, die in einer F2-Prozessbibliothek gespeichert wird. Jeder Prozessvorlage ist eine Fallart zugeordnet. Wenn ein neuer Fall angelegt wird, entweder von einem Bürger über ein Online-Formular oder intern durch ein*e Sachbearbeiter*in, wird ihm eine Fallart zugewiesen. F2 verwendet dann die zugehörige Vorgangsvorlage, um jeden Vorgangsablauf zu verwalten und zu unterstützen.
Ein Beispiel: Die F2-Fördermittelverwaltung besteht aus drei grundlegenden Prozessen, die drei Fallarten entsprechen. Für den Bürger ist ein Förderung im Zusammenhang mit Natura 2000 in zwei Phasen unterteilt. Zunächst reicht der Bürger einen Antrag ein, und dann beantragt er die Auszahlung.
Die Natura 2000-Lösung wird daher in F2 durch die drei grundlegenden Prozesse unterstützt: Bewilligung, Auszahlung und Mittelverwaltung. Jeder dieser Prozesse ist als Prozessvorlage in der Prozessbibliothek von F2 gespeichert.
Das Umweltamt leitet einen Vorgang ein, indem es einen neuen Vorgang für den Förderfall anlegt und der Förderrahmen festgelegt wird. In diesem Fall wird auch die Frist für die Anträge der Bürger festgelegt. Der angelegt digitale Prozess steuert also jeden Antrag und jeden Vorgang. Er bietet genauen Überblick über den Ablauf.
Wenn eine Förderrunde eröffnet wird, können die Bürger über die Website einen Antrag auf Finanzhilfe stellen. Der Antragsteller wird durch die einzelnen Schritte des Prozesses geführt, und für jeden Antrag erstellt F2 einen Genehmigungsfall. Die Anträge durchlaufen eine Reihe von Schritten. Dazu gehören das Screening, die Sortierung und die Prioritätensetzung, die zur Genehmigung oder Ablehnung eines jeden Antrags führen.
Die Übersicht über die Beantragung und Verwendung von Haushaltsmitteln wird während des Prozesses automatisch aktualisiert, damit die Behörde einen Überblick über alle Anträge und Genehmigungen behält.
Wenn ein Antrag genehmigt ist, werden Anträge und Auszahlungen verfügbar. Diese sind ebenfalls über die Website zugänglich, die den Bürger durch die Prozesse führt und einen Auszahlungsfall anlegt. Die Fallverwaltung umfasst die Registrierung, die Erhebung und die De-minimis-Prüfung, nach der eine Auszahlung genehmigt und zur Freigabe in Navision-Stat freigegeben wird. Gleichzeitig wird der Kassenfall aktualisiert, um einen Überblick und den Status zu erhalten. Der Vorgang zur Auszahlung der Fördermittel beinhaltet auch die Abrechnung der Gesamtfinanzierung und die Möglichkeit, sowohl einzelne Fälle als auch Transaktionen zu bilanzieren. Der Vorgang zur Auszahlung dokumentiert auch die Kommunikation mit Navision Stat.