F2 CASE | DÄNISCHES AUßENMINISTERIUM
F2 weltweit
cBrain hat die digitale Transformation des dänischen Außenministeriums umgesetzt, inklusive der 100 Botschaften und Repräsentationen iM Ausland
herausforderung
Das Außenministerium Dänemarks besteht aus dem Ministerium in Kopenhagen und dem diplomatischen Dienst mit den dänischen Vertretungen im Ausland. Dänemark verfügt über 71 Botschaften in ausländischen Hauptstädten sowie eine Vielzahl von Repräsentationen bei internationalen Organisationen (z.B. der EU und der UNO), Konsulaten und Handelsvertretungen im Ausland. Alle diese Vertretungen teilen die gleichen Aufgaben, Visionen und Werte - unabhängig von ihrem Standort.
Die Aufgaben des Ministeriums stellen sehr hohe Anforderungen an das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem. Die Sachbearbeitung ist hochkomplex, weil außenpolitische Arbeit unmittelbaren Einfluss auf (inter-) nationale Sicherheitsfragen haben können. Der Zugriff auf Daten und Dokumente des Ministeriums muss weitestmöglich beschränkbar sein, aber dennoch weltweit verfügbar sein. Die Sachbearbeitung umfasst sowohl zwischenbehördliche Zusammenarbeit als auch die Bearbeitung von Bürger*innenanfragen, z.B. bei Notfällen oder Krisensituationen im Ausland.
Hauptziel der Einführung von F2 war es, alle Formen der Vorgangsbearbeitung (neben der Sachbearbeitung, die in ministeriellen Fachsystemen erfolgt) digital zu unterstützen. Teil des Projektes war die Vereinheitlichung der Sachbearbeitung, um deren Qualität zu steigern und die Dokumentenregistrierung zu integrieren.
Kundenname
Dänisches Außenministerium
Branche
Ministerium
Lösung
Digitalisierung des dänischen Außen-Ministeriums in allen Büros, inklusive der 100 Botschaften und Repräsentationen im Ausland.
Projektzeitraum
November 2013 – Februar 2016
Anzahl der Arbeitsplätze
2.200
Darüber hinaus bedurfte es der Standardisierung von Mitzeichnungsprozessen, um Dokumente innerhalb der Organisation schrittweise mitzeichnen zu können.
Ein weiteres Ziel war es, die höchstmögliche Datensicherheit zu erreichen. Alle Daten des Ministeriums werden in einem zentralen Archiv gesammelt, um damit die Verletzlichkeit der kritischen Daten zu verringern und den Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen über individuelle Zugriffsrechte einheitlich zu sichern. Gleichzeitig wurde die Versionierung für Schriftstücke und Dokumente verbessert, um relevante Versionen einer Information zielgerichtet zu identifizieren und in der richtigen Version an die ministerielle Leitung zu übermitteln. Informationen über die Bearbeitung und die Historie von Schriftstücken, Dokumenten und Vorgängen werden automatisch protokolliert und in einem organisationsübergreifenden Aktenplan als selbstverständlicher Teil der Sachbearbeitung integriert. Der Veraktungsaufwand ist durch diese Automatisierung deutlich reduziert.
LÖSUNG
Die an das Außenministerium gelieferte Lösung beinhaltet die F2 Standard-Software mit spezifischen Modulen. Dazu gehören u.a. Akteneinsichten, die Berichterstellung, Anfragen, Mitzeichnungsprozesse (z.B. Genehmigungen), Zuweisen von Verantwortlichkeiten für Arbeitsaufgaben, Sitzungsverwaltung, Registrierung von Akten und deren Übermittelung an das dänische Staatsarchiv, sowie die interne und externe Kommunikation mit Behörden, Bürger*innen, Mitarbeiter*innen und Zusammenarbeitspartner*innen. Dabei galt es die formelle und informelle Kommunikation sicherzustellen zwischen den Mandant*innen des dänischen Außenministeriums, d.h. Zentren, Abteilungen und Vertretungen im Ausland. Dafür wurde ein F2-Benutzer*innen und -Kontaktverzeichnis eingerichtet, das zentral für alle Einheiten verwaltet wird. Ein einheitlicher Aktenplan für eine Vielzahl organisatorischer Einheiten wurde eingerichtet, ebenso wie international administrierbare Sicherheitsgruppen.
F2 weltweit
mit dem dänischen Außenministerium
VORTEILE
Vor der Implementierung von F2 wurde eine Voranalyse basierend auf den Anforderungen des Außenministeriums durchgeführt. Auf dieser Grundlage wurden die Anforderungen und mögliche Implementierungen mit dem Ministerium erörtert. In der Implementierungsphase hat cBrain mögliche Einrichtungsparameter vorgestellt und in einem agilen, iterativen Prozess gezeigt, welche Konsequenzen die jeweilige Entscheidung in der endgültigen Lösung haben würde. Auf diese Weise konnten Beschlüsse entweder punktgenau an die Anforderung der täglichen Arbeitspraxis angepasst werden.
Die Lösung war der Infrastruktur des Ministeriums angemessen. Um jedoch alle Vertretungen im Ausland ideal anzubinden, wurde das System so optimiert, dass auch erhöhte Kommunikation über schwache Netzwerkverbindungen unterstützt wird, bspw. bei Satellitenverbindungen. Dabei handelt es sich um Datenkomprimierungen zwischen Clients und dem F2 Server, wobei Dokumente schneller als mit herkömmlichen Filetransfers versendet werden konnten.
Nach der Implementierung wurde ein zusätzliches Modul zur Unterstützung von Mobile-Device-Management (MDM) entwickelt, um die Sicherheit beim Abruf von cBrain F2 über mobile Geräte zu erhöhen.
F2 hat es dem dänischen Außenministerium und all seine Botschaften weltweit ermöglicht, mit der gleichen Standard-Software zu arbeiten - in einer neuen integrierten und flexiblen Arbeitsweise, bei dem der Schutz sensibler Informationen an erster Stelle steht.