Geheimnisse einer erfolgreichen Implementierung von F2

Implementierung von F2 bei einer dänischen Behörde in der Zentraladministration für 1000 Benutzer*innen innerhalb von sechs Monaten

Ist es möglich, eine neue Softwarelösung für viele Benutzer*innen in kurzer Zeit einzuführen? Falls ja, welche Anforderungen implizieren sich aus diesem Vorhaben? Welche Implementierungsstrategie sollte gewählt werden und ferner, welche Rolle spielt dabei ein gutes Change-Management?

Diese und andere sind häufige Fragen, vonseiten unserer Kunden*innen, mit denen wir bei cBrain konfrontiert werden, wenn wir an der Umsetzung von größeren F2 Implementierungen arbeiten. Alle diese Fragen sind auch üblich und berechtigt, denn IT-Projekte sind in aller Regel komplex. cBrain verfügt indes über eine 20-jährige Erfahrung in der Umsetzung und Implementierung von Softwarelösungen, insbesondere für Behörden und Organisationen des öffentlichen Dienstes. Wir helfen diesen Institutionen effektiver zu handeln und den Weg der Digitalisierung zu beschreiten. Die Implementierung von F2 in der Zentraladministration der dänischen Behörde ist hierfür ein sehr gutes Beispiel.

Projektmanagement

Das wichtigste in allen Projekten ist die Kommunikation und eine gute Zusammenarbeit. cBrain verfügt über ein Team von Digitalisierungsberater*innen und Techniker*innen sowie jeweils ein*e Projektmanager*in, der bzw. die Hand in Hand mit dem bzw. der Projektleiter*in auf Kundenseite zusammenarbeitet. Die betreute Organisation sollte überdies über eine Projektgruppe verfügen, die idealerweise ausschließlich an dem F2 Digitalisierungsprojekt arbeitet. Beide Projektmanager*innen haben wöchentliche Termine, um alle Schritte entlang des Alpha-Beta-Scaling-Prozesses genau zu besprechen, Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Aufgaben zu distribuieren sowie die Unwägbarkeiten des Projekts so schnell wie möglich zu identifizieren, um daraus kluge und effektive Lösungen abzuleiten, an denen das Team gemeinsam arbeitet. Denn Schnelligkeit ist eine entscheidende Größe im Projektmanagement.

Aus unserer Erfahrung ist es sinnvoll und hinsichtlich einer erfolgreichen Implementierung wesentlich effektiver, wenn sich die Projektgruppe der Organisation überwiegend aus Mitarbeiter*innen zusammensetzt, die über weitreichende Kenntnisse aus den Bereichen IT, Dokumenten-Management-Systeme sowie über besondere IT-Prozesse innerhalb der Organisation verfügen.

Trotz einer kontinuierlich engen Zusammenarbeit, die mit der Projektgruppe bestehen sollte, gab es zusätzlich einmal im Monat ein Steering Committee Meeting, um die Leitungsebenen über den aktuellen Status der Implementierung zu informieren, um Herausforderungen zu skalieren und gemeinsame Entscheidungen hinsichtlich wichtiger nächster Schritte zu treffen. Die Teilnehmenden des Steering Committee sollten jeweils die verschiedenen Interessengruppen repräsentieren: ein bis zwei Zuständige aus der höheren Leitungsebene des*der Kund*in (z.B.: IT- und Finanz-Verantwortliche*r), IT-Abteilungsleiter*in, Sachgebietsleiter*in und ein bis zwei Mitarbeiter*innen von cBrain. Alle kritischen Entscheidungen wurden sodann von dem Steering Committee getroffen.

Eine enge Kommunikation, das praxisorientierte Mitwirken des gesamten Projektteams, regelmäßige lösungsorientierte Zusammenkünfte und vor allem auch die akkurate und schnelle Umsetzung des Alpha-Beta-Scaling-Processe sind somit die Mittel, eine einfache und effektive Implementierung von F2 zu gewährleisten.

Schulungsstrategie für 1000 Benutzer*innen

Die Schulung der Nutzer*innen spielt eine sehr wichtige Rolle im Rahmen der Umsetzung von F2. Ohne eine nachhaltige Schulung aller Benutzer*innen sowie die notwendigen Räume für Fragen und Support, kann eine Digitalisierung nicht gelingen und ein nachhaltiger Erfolg ist in Frage zu stellen. cBrain arbeitet daher mit einem integrierten und getesteten Schulungsplan: Jede*r bekam eine seiner Aufgabe entsprechende F2 Schulung. Insbesondere erhielten alle Mitglieder des Implementierungsprojekts zu Beginn eine intensive Schulung, durch welche sie die Funktionalitäten und die Arbeitsweise von F2 verstehen lernten. Dies ist gemeinsam mit dem Alpha-Beta-Scaling-Prozess die Gewährleistung für die Verschmelzung von IT-, Verwaltungs- und F2-Wissen, um die anstehenden Entscheidungen hinsichtlich der Konfiguration von F2 praxisrelevant treffen zu können.

Die ganze Organisation, in diesem Fall 1.000 Benutzer*inner, hatten eine dreistündige F2 Basisschulung erhalten. cBrain bestritt diese wichtige Aufgabe gemeinsam mit Business-Partner *innen. cBrain hat innerhalb der Organisation ebenso das Training „Train the Trainer“ umgesetzt. So war es möglich, die Eigenverantwortung der Organisation schnell zu steigern und wichtige Erfahrungen direkt in den Schulungskreislauf weiterzugeben. Benutzerhandbücher, Schulungsaufgabe und die F2 Quick-Guides haben den Lernprozess weiterhin unterstützt.

Im nächsten Schritt hatte das Projektteam im Rahmen eines Austauschs mit allen Abteilungen der Organisation jeweils eine*n F2 Super User*in je Sachgebiet identifiziert. Wichtig ist dabei, dass nicht nur ein tiefer gehendes Verständnis hinsichtlich F2 an diese Person transportiert wird, sondern dass sie auch mit allen grundlegenden Prozessen des jeweiligen Sachgebiets bestens vertraut sind. Durch diese Know-How-Kombination kann der*die F2 Super User*in ganz erheblich dazu beitragen, die täglichen Arbeitsprozesse mit F2 effektiv zu optimieren. Praxisrelevanz ist hier die Grundlage für die Optimierung der täglichen Verwaltungsarbeit an der Basis. Dabei kann es sich u.a. um die Arbeit am Design von Vorgängen handeln, um die Struktur von Dokumenten und Schriftstücken oder deren Benennung etc.handeln. Der*die Super User*in braucht keine vorigen IT-Kenntnisse und theoretisch kann diese Rolle von jeder beliebigen Person in der Organisation übernommen werden. Bei der dänischen Behörde hat cBrain beispielsweise 60 F2 Super User ausgebildet.

Mehrere Wellen

cBrain hat festgestellt, dass mehrere Projektwellen hilfreich sind, um im Rahmen einer Implementierung bessere Ergebnisse zu erzielen. Der Implementierungsprozess von F2 wurde im April gestartet und war schon im November innerhalb der ganzen dänischen Behörde abgeschlossen (einschließlich sechs Wochen Sommerurlaub). Dies war möglich, da das Ziel der ersten Welle deutlich formuliert wurde: F2 innerhalb von sechs Monaten in Produktion zu haben sowie dass alle Benutzer*innen zum avisierten Zeitpunkt in der Lage sind, Dokumente und Schriftstücke in F2 zu bearbeiten und Vorgänge zu erstellen. Mit diesem Ziel vor Augen, wurden die verschiedenen Schulungen gegeben. Nach sieben Monaten haben bereits alle Mitarbeiter*innen mit F2 ihre Prozesse bearbeitet. Danach wurde die zweite und dritte Welle angestoßen, in deren Fortgang individuelle Fachverfahren, Webservices und Schnittstellen gebaut und etabliert wurden. Alle diese Änderungen der zweiten Welle wurden vonseiten der Nutzer*innen positiv aufgenommen, da bereits alle mit F2 als Standard-E-Verwaltungssystem arbeiteten. Es handelt sich hierbei um ein besonderes positives Beispiel für ein erfolgreiches Change-Management.

Lessons Learned

Im Rahmen der F2 Umsetzung bei der dänischen Behörde gab es auch Lessons Learned, wie dies bei allen Projekten der Fall ist. Die F2 Super User*innen wurden z. B. einen Monat vor dem Go-Live Termin geschult, idealerweise sollten aber zwischen dem Beginn der Schulung und diesem wichtigen Projektmeilenstein zwei bis drei Monate liegen. Jedes Sachgebiet sollte nicht nur vor dem offiziellen Release mit F2 arbeiten können, es sollte auch genau bekannt sein, wie die jeweiligen Prozesse mit F2 umgesetzt werden können, so z.B. wann genau ein Vorgang erstellt wird und wie dieser zu benennen ist.

Eine aktive Partizipation der F2 Super User*innen ist gewünscht. Es ist daher sehr hilfreich, die Teilnehmenden dieses Trainings andere potenzielle Super User*innen in ihrem Sachgebiet identifizieren und zu der Schulung einladen.

Die Leitungsebene sollte ein Vorbild für die ganze Organisation sein, um den Vorbehalten und zuweilen gar Ängsten, vor einer neuen Software zu begegnen. Nur so gelingt eine schnelle Implementierung der Software und die umfassende Nutzung vonseiten aller Mitarbeitenden. Ein Beispiel hierfür könnte sein, bestimmte Prozess wie die Genehmigungen nur noch mit F2 durchzuführen, sodass zumindest bestimmte Abläufe von allen verbindlich mit F2 durchgeführt werden müssen. Damit kann dann z.B. ein Herantasten an die Funktionalität von F2 erreicht werden.

Zusammenfassend lassen sich drei Kernthemen identifizieren, die für eine erfolgreiche Implementierung von F2 maßgeblich sind:

Die Zusammenstellung eines fachgemäßen Projektteams und Einhaltung der cBrain-Projekt-Methoden.
Transparente Kommunikation und regelmäßige Abstimmungen in der Gruppe.
Umfangreiche F2 Schulungen der Nutzer*innen.