cBrain bietet Jobcentern Terminbuchungslösung an. Es handelt sich um die gleiche Lösung, die bereits bei verschiedenen Arbeitslosigkeitsversicherungen und bei der Behörde für familienrechtliche Fragen im Einsatz ist. Die Lösung wurde für den Einsatz in Jobcentern angepasst. In Zusammenarbeit mit Frontdesk wurde die Lösung an die Kommune Odsherred geliefert. cBrain ist für die Buchungslösung verantwortlich, während FrontDesk die Anwesenheitsregistrierung stellt.

Lösung bei Versicherungen erprobt

cBrain bietet seit 2011 Buchungslösungen für mehrere Arbeitslosigkeitsversicherungen an. Die Buchungslösung ist ein Fachverfahren, das auch von der Familienbehörde für die Buchung von Terminen genutzt wird. Dadurch bietet die Lösung alle für ein Jobcenter relevanten Funktionen, weshalb die Ausweitung auf diese der nächste logische Schritt war.

Kommunen können eigene Planungslösungen wählen

Bei der Wahl der Planungslösung haben die Kommunen freie Hand. Bisher wurde von der dänischen Behörde für Arbeitsmarkt und Beschäftigung ein zentraler Service angeboten, dieser wurde jedoch nun abgeschafft. Der Markt ist an gut funktionierenden Buchungslösungen relativ begrenzt. cBrain sieht daher eine gute Gelegenheit, sich zu positionieren und begrüßt mit Odsherred Kommune den ersten Kunden in diesem Bereich.

Kooperation mit FrontDesk

Die Lösung für das Odsherred Jobcenter wurde in Zusammenarbeit mit FrontDesk und Odsherred Kommune entwickelt. Die Lösung von cBrain ermöglicht es dem Bürger, online Termine mit dem Jobcenter der Kommune zu vereinbaren. Der Bürger muss sich also nicht im Jobcenter selbst anstellen. Der Bürger erhält in der Regel in seinem offiziellen elektronischen Posteingang eine Einladung zu einem Termin beim Jobcenter. Der Bürger loggt sich dann in ein und bucht einen Termin direkt im Kalender des Jobcenters. Die Buchungslösung von cBrain prüft automatisch die Verfügbarkeit von Sachbearbeitern und Besprechungsräumen in Echtzeit.

Der Bürger vermeidet sowohl Wartezeiten beim Jobcenter als auch Doppelbuchungen. Wenn der Bürger für den Termin dann beim Jobcenter erscheint, meldet er seine Anwesenheit am FrontDesk-Bildschirm an.

Über die Zusammenarbeit mit Frontdesk sagt Henrik Rud Pedersen, Abteilungsleiter und verantwortlich für die Buchungslösung in cBrain:

„Für uns ist es nur sinnvoll, den Kommunen eine vollständige Lösung anbieten zu können. Die Lösung von FrontDesk ist eine der besten auf dem Markt und viele Kommunen haben sich bereits für die Lösung entschieden. Darüber hinaus ist FrontDesk serviceorientiert gegenüber Kunden und hat ein professionelles Produkt. Wir glauben, dass wir wirklich gut zusammenpassen, sowohl als Anbieter einer vollständigen Lösung als auch im Hinblick auf den Ansatz gegenüber Kunden.“

Lasse Rydberg, Geschäftsführer von FrontDesk sagt:

„Wir sehen wirklich gute Chancen in der Zusammenarbeit. Wir haben uns um die Zusammenarbeit mit cBrain bemüht, um unsere Lösung um Funktionen zu ergänzen, die außerhalb der Ambitionen unseres Produkts liegen. Für FrontDesk bedeutet die Zusammenarbeit, dass wir unseren Kunden nun gemeinsam mit cBrain eine Komplettlösung anbieten können. ”

Ein Ergebnis der Zusammenarbeit mit FrontDesk ist, dass der erste kommunale Kunde der Booking-Lösung das Jobcenter der Gemeinde Odsherred sein wird. Das Jobcenter nutzt bereits FrontDesk.

Kommune nutzt M4

Bevor cBrains Lösung bei der Kommune Odsherred implementiert wurde, hatte jeder Mitarbeiter sein eigenes Büro. Seit einem Umzug sitzt das Jobcenter jedoch in einer offenen Bürolandschaft mit einer begrenzten Anzahl von Besprechungsräumen. Das alte Buchungssystem konnte nicht damit umgehen, dass die Räumlichkeiten eine nur begrenzt verfügbare Ressource bei der Buchung waren.

Der Termin für die Inbetriebnahme der Buchungslösung von cBrain in der Kommune Odsherred wurde im Voraus von der Behörde für Arbeitsmarkt und Personal festgelegt.

Heidi Johansen, Leiterin Digitalisierung und IT in der Kommune Odsherred sagt:

„Wir erleben cBrain als verantwortungsvollen und professionellen Anbieter, der sowohl zuhört als auch die aktuelle Praxis hinterfragt. Trotz des Zeitdrucks beim Entwicklungs- und Testprozess hat cBrain pünktlich hohe Qualität geliefert. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit M4 Booking in unserem Jobcenter. Neu ist, dass die M4-Lösung von einer Kommune genutzt werden soll, die Lösung an sich ist aber nicht neu. Es handelt sich um eine bewährte Lösung, die heute in den Arbeitslosigkeitsversicherungen eingesetzt wird. M4 Booking erfüllt die Anforderungen an die Selbstbedienung, ist benutzerfreundlich, flexibel und verfügt über ein optisch gutes Planungstool, das bei vergleichbaren Lösungen nicht vorhanden ist. Wir haben unseren Jobcenter Planner durch M4 Booking ersetzt und gleichzeitig eine automatische Raumbuchung für Outlook und Schnittstellen zum Warteschlangen- und Terminsystem von FrontDesk erhalten.”

Funktionalität und Zusammenhang

Der Buchungsprozess spielt sich zwischen dem DMS-System der Kommune, "e-Boks", M4 Booking, Jobnet, FrontDesk und Outlook / Exchange ab.

Die wichtigsten Punkte im Prozess sind:

1) Ein Bürger erhält in seiner e-Boks eine Einladung zu einem Gespräch beim kommunalen Jobcenter. Die Einladung wird normalerweise vom DMS-System der Gemeinde gesendet. Die Kommune lädt auf zwei Arten ein: Entweder als Vorladung zu einem bestimmten Zeitpunkt oder als Hinweis, dass der Bürger zu einer bestimmten Frist selbst einen Termin buchen soll.

2) Das Jobnet des Jobcenters wird über eine Integration auf die Frist zur Selbstbuchung aufmerksam gemacht.

3) Hat das Jobcenter im Vorfeld einen bestimmten Termin festgelegt, muss sich der Bürger bei Jobnet einloggen und die Einladung annehmen. Wurde eine Selbstbuchungsmitteilung verschickt, muss der Bürger vor Ablauf der gesetzten Frist einen freien Termin buchen. Die verfügbaren Termine werden über Integrationen in die Buchungslösung von cBrain abgewickelt.

4) Sobald der Bürger seinen Termin gebucht hat, erhalten sowohl der Besprechungsraum als auch der Mitarbeiter die gebuchte Vereinbarung in ihrem Kalender, beispielsweise in Outlook.

5) Die Anwesenheitsbildschirme von FrontDesk zeigen die gebuchten Termine des Bürgers direkt aus der Buchungslösung von cBrain, wenn der Bürger im Jobcenter erscheint. Der Bürger kann dann seine Anwesenheit registrieren, die wiederum in der Buchungslösung registriert wird.

Der Bürger erlebt im Vergleich zu vorher keinen Unterschied, da der Buchungsprozess weiterhin im Jobnet des Jobcenters stattfindet. Die Mitarbeiter bedeutet die Buchungslösung von cBrain jedoch ein großer Unterschied zu der bisherigen Planungslösung.

cBrains Lösung bietet eine Reihe von Funktionen

Einfaches Ressourcenmanagement – Übersicht und Flexibilität

Die Lösung bietet ein einfaches Ressourcenmanagement, sodass die Zeit der Mitarbeiter dem Buchungssystem zur Verfügung gestellt werden kann. Die Ressourcenzuweisung kann auf einfachen wöchentlichen Vorlagen basieren, die automatisch oder manuell eingegeben werden. Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn zu wenige freie Termine vorhanden sind.

Verwaltung von Räumlichkeiten

Die Lösung kann mit begrenzten Raumkapazitäten umgehen, damit sich die Mitarbeiter Räumlichkeiten teilen können. Darüber hinaus werden eigene Büros, reservierte Räumlichkeiten, digitale Meetings etc. abgewickelt.

Zwei-Wege-Integration mit Outlook

Die ausgereifte Outlook-Integration in der Lösung kann sowohl in Outlook lesen als auch schreiben, sodass Mitarbeiter Outlook-Termine aus dem Buchungssystem sehen können und somit einen vollen Überblick über verfügbare Zeiten haben. Buchungen können direkt in Mitarbeiter- und Raumkalender geschrieben werden.

Flexibilität und Variationen der Meeting-Arten

Mit M4 Booking kann die Kommune die benötigten Meeting-Typen einrichten und als Produktkatalog für den Bürger ausstellen. Dies erleichter es dem Bürger, die Art des Termins zu finden, die für ihn relevant ist.

Möglichkeit für freiwillige und gesetzlich vorgeschriebene Termine

Bestimmte Arten von Terminen erfordern eine Vorladung der Kommune. Die Lösung unterstützt, dass diese nicht vom Bürger selbst gebucht werden können.

Handyfreundliche Buchung

Die Benutzeroberfläche des Buchungsprozesses kann auf der Website der Kommune verfügbar gemacht werden und ist auch auf mobilen Geräten abrufbar.

Mail- und SMS-Bestätigungen

Die Lösung bietet die Möglichkeit, dem Bürger Bestätigungen und Erinnerungen per SMS oder E-Mail zu senden.

Umfangreiche Integrationsmöglichkeiten (DMS / Fachverfahren und Selbstbedienung)

Die Lösung bietet ein breites Spektrum an Standard-Webservices, die es ermöglichen, die Buchung in einen umfangreicheren Prozess zu integrieren.

Kontakt FrontDesk

Lasse Rydberg

Telefon: +45 31 65 13 63

E-Mail: lasse@front-desk.dk

www.front-desk.dk/da

Kontakt cBrain

Cecilie Toft Torstensen

Telefon: +45 71 74 13 18

E-Mail: ctt@cbrain.com