Hallo zusammen,
Im Bereich der Prozessunterstützung tut sich einiges. F2 Service Builder wird verwendet, um sowohl fachspezifische als auch generische Prozesse zu unterstützen. Ein Beispiel dafür ist die Unterstützung des Prozesses für Bürger*innenanfragen in einem dänischen Landesamt.
Das Team, das Bürger*innenanfragen bearbeitet, verwendete früher eine Excel-Tabelle, um die Vorgangsbearbeitung zu dokumentieren – ein mühsamer und manueller Prozess.
In Zusammenarbeit mit dem Landesamt haben wir deren Excel-Tabelle in einen Prozess in F2 übersetzt, in dem wir den Workflow in Phasen und Aufgaben unterteilt haben, die die Sachbearbeitende durch den Prozess und ihre Bearbeitung unterstützen.
Im F2 Service Builder ist es möglich bestimmte Dokumenten- und Schriftstückvorlagen mit den Aufgaben im Vorgangsverlauf zu verknüpfen, sodass die Sachbearbeitenden automatisch die richtigen Vorlagen verwenden. Das sorgt für Einheitlichkeit.
Darüber hinaus erhielt das Team mit Hilfe von Suchvorlagen in F2 einen neuen und überschaubareren Überblick über Aufgaben, bei dem sie die Vorgänge mit Status, Fristen, Freigaben und Vorgangsbearbeitungszeiten verfolgen konnten. Suchvorlagen sind ein Konzept in F2, bei dem die Suche auf Grundlage spezifischer Metadatenfelder aus dem Anfrageprozess durchgeführt werden. Es ist Teil des F2 Standards, und trotzdem spezifisch für den Prozess. Das Gute daran ist, dass vorgangsspezifische Informationen nun mittels der traditionellen Standardsuchfelder durchsucht werden können.
Mit freundlichen Grüßen
Henrik Nordlund
hno@cbrain.dk