Öffentliche Verwaltung im digitalen Zeitalter

Verbesserte Produktivität und höhere Zufriedenheit

cBrain arbeitete mit dem dänischen Ministerium für Transport zusammen und lieferte eine preisgekrönte, digitale Plattform für die öffentliche Verwaltung.

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Kundenprofil

Kundenname
Dänisches Ministerium für Transport

Branche
Staatliche Behörde 

Lösung
F2 Software für die öffentliche Verwaltung


Herausforderung

Der Staatssekretär des dänischen Ministeriums für Transport wollte die betriebseigenen Arbeitsgänge modernisieren und dabei das Ministerium in das digitale Zeitalter führen. Ziel war es, die Anzahl der E-Mails sowie den gesamten Papierverbrauch zu reduzieren und gleichzeitig Mitarbeiter dabei zu unterstützen, effektiver bei der Umsetzung von Zielsetzungen zusammenarbeiten zu können.

„Es gab einfach zu viele Informationsspeicher und nicht genügend Transparenz der Arbeit im Ministerium.“, meint Staatssekretär Jacob Heinsen. „Früher, wenn ein Mitarbeiter die Ausarbeitung eines Schriftstücks abgeschlossen hatte, zum Beispiel eine Antwort auf eine Anfrage des Parlaments, hätte der Mitarbeiter dieses seinem Chef übergeben. Jedoch kannte der Chef weder den Status noch die Platzierung des Schriftstücks im Gesamtprozess.“
 

Lösung

Das Ministerium für Transport hat gemeinsam mit dem Ministerium für Klima und Energie beschlossen F2 zu verwenden, um ihre Arbeitsschritte zu verändern, IT-Kosten zu reduzieren und Arbeitszufriedenheit unter ihren Mitarbeitern zu erhöhen. Durch zusammenhängende Arbeitsschritte, die die Sachbearbeitung, Zusammenarbeit, Schriftstückbearbeitung, Archivierung und Datensteuerung unterstützen, hat F2 die Produktivität in diesen dänischen Ministerien verbessert. Besondere Prozesse werden verwendet, um Vorlagen zu bearbeiten und um zu kennzeichnen, welchen organisatorischen Einheiten welche Vorgänge zugewiesen wurden. Ein Genehmigungsverlauf zeigt Vorgänge an, die auf dem Weg zum Staatssekretär oder dem Minister sind. Die Mitarbeiter können dadurch den Fortschritt des Vorgangs online verfolgen, anstelle dies mit Arbeitsblättern oder E-Mails zu tun. Jacob Heinsen sagt: „Mit F2 haben wir unsere Transparenz verbessert. Die Mitarbeiter können den Fortschritt von Schriftstücken bis hin zum Staatssekretär und Minister und wieder zurück in Echtzeit verfolgen. Und für die Mitarbeiter bedeutet dies auch, dass sie sehen können, wie produktiv ihr Chef ist.“ F2 wurde auch dazu verwendet mobile Arbeitsplätze einzuführen. Mit Hilfe des F2 Manager, einer sicheren App für iPads, kann der Staatssekretär oder Minister Vorgänge beurteilen und genehmigen. „Nun kann ich meine Warte- oder Transportzeit in produktive Zeit wandeln“, sagt Jacob Heinsen. „Ich hole mein iPad heraus, das ständig aktualisiert ist und arbeite im Auto während meine Frau fährt, im Zug oder auf dem Flughafen.“
 

Vorteile

 

96% verbesserte Transparenz

37% höhere Arbeitszufriedenheit

10% verbesserte Produktivität

Die Transparenz hat dazu beigetragen, die Benutzerzufriedenheit zu verbessern. Es ist ungewöhnlich, dass Mitarbeiter ihre Zufriedenheit nur zwei Monate nach Implementierung eines vollständig neuen Vorgangsbearbeitungssystems ausdrücken. 96% der Benutzer sind der Ansicht, dass sich die Transparenz durch das neue System verbessert hat. 62% sagen darüber hinaus, dass sie damit zufrieden sind, wie das System die Suche nach Schriftstücken und Dateien unterstützt (früher nur 12%). Außerdem sind 82% der Benutzer mit den Möglichkeiten der Wissensteilung zufrieden (früher nur 7%) und 37% sagen, dass das neue System ihre allgemeine Arbeitszufriedenheit gesteigert hat – selten bei einem neuen IT-System. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Vorgänge wurde um ein Drittel reduziert bei gleichzeitigen Einsparungen im Papierverbrauch. Im Jahr 2011 gewann das dänische Ministerium für Transport den Digitalisierungspreis auf Grundlage der Implementierung von F2.