Bürokratie im Digitalen Zeitalter

Eine effiziente, transparente und faire Verwaltung ist die wesentliche Grundlage für das Vertrauen der Bürger. Funktionierende Bürokratie, die den Bedürfnissen der Bürger gerecht wird, ist dabei einer der Eckpfeiler einer funktionierenden Demokratie. cBrain hat gemeinsam mit Regierungsorganisationen nicht nur ein Modellverfahren für digitale Bürokratie entwickelt, sondern auch eine Methode für die Durchführung von Implementierungen in Verwaltungsorganisationen.

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Die Herausforderung

Papierbasierte Bürokratieprozesse gerieten mit Einführung der E-Mail außer Kontrolle. Nur wenige Schriftstücke sind in formellen Dokumentensystemen zugänglich, weil offizielle Informationen teilweise in persönlichen Posteingängen und Daten-speichern abgelegt sind. Gleichzeigt sind Bürger, Minister oder Verwaltungsbeamte von übermäßigen Bürokratieprozessen frustriert.

WIE KÖNNEN SIE DEN ÜBERBLICK BEHALTEN UND ZUGLEICH TRANSPARENT UND BENUTZERORIENTIERT HANDELN?

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Unsere Lösung

Unser Ansatz war es, die klassische Bürokratie zu überdenken und diese an das digitale Zeitalter anzupassen.
Wir haben dafür ein Modell eingeführt, das nicht nur papiergebundene durch elektronische Dokumente ersetzt, sondern auch Kernaufgaben der Verwaltung, wie Genehmigungsverfahren, Anfragen, Sitzungen, Akteneinsicht, Berichts- und E-Mailmanagement, unterstützt.
Der Ansatz wurde für und mit Regierungsorganisationen entworfen und richtet sich an die Bedürfnisse für sichere Arbeitsabläufe und Informationsbearbeitung und wird gleichzeitig Ansprüchen in Bezug auf Transparenz und Gleichheit gerecht.

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Ihre Ergebnisse

Das Modell ist Technologie-unabhängig. Doch die von cBrain entwickelte Softwareplattform F2 unterstützt dieses Modell.
Über 50 Verwaltungsorganisationen weltweit haben bisher das Modell und die dazugehörige Software implementiert. Mehr als die Hälfte der Ministerialabteilungen in Dänemark nutzen das Modell, unter anderem das Staatsministerium, das Finanzministerium und das Außenministerium.
Im Jahr 2011 haben das Ministerium für Transport und das Ministerium für Klima und Energie Dänemarks den nationalen Digitalisierungspreis für ihre Implementierung des Modells und der F2-Plattform gewonnen. Und auch die Dänische Behörde für Staatsverwaltung hat diesen Preis im Jahr 2017 für die beste Bürgerdienstleistung auf Grundlage ihrer F2-Implementierung gewonnen.
Die Vorgangsbearbeitungszeiten konnten maßgeblich reduziert werden und die Benutzer sind innerhalb kürzester Zeit nach der Inbetriebnahme des F2-Systems deutlich zufriedener mit ihren Arbeitsaufgaben.
 

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